Overlooking old Chinese temples with mountains in the background

Published on 21.09.2016

Mitarbeiterführung in China: Die Wichtigkeit des Mitarbeiter-Handbuchs

By Alexander Kaymer, Co-founder and Managing Director of KAYRO Solutions

Das Mitarbeiter-Handbuch ergänzt den Arbeitsvertrag und vermeidet Personalstreitigkeiten

Arbeitsverträge in China? Lange Zeit waren diese unüblich und wurden von Arbeitgebern teilweise als nachteilig betrachtet. Das hat sich mittlerweile geändert, Arbeitsverträge sind heute auch in China wichtig und sinnvoll für jedes Arbeitsverhältnis. Die Relevanz eines Mitarbeiter-Handbuchs wird aber häufig noch unterschätzt oder komplett übersehen. Dabei kann es einem Unternehmen ausgezeichnete Dienste leisten.

Mitarbeiter-Handbuch schützt Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Im Arbeitsvertrag sind Standards wie Arbeitszeit, Bezahlung, Hauptaufgabe, Verantwortungsbereich etc. geregelt, doch wird eine Reihe von Bestimmungen in chinesischen Arbeitsverträgen nicht aufgeführt. Dazu gehören zum Beispiel Regelungen hinsichtlich Überstunden, Beförderungen, Leistungsanforderungen und Verhaltenskodex. Diese in einem Handbuch festzuhalten hat den Vorteil, dass die individuellen Unternehmensregelungen detaillierter und für alle Mitarbeiter identisch sein können. Gleichzeitig ist der Inhalt eines solchen Handbuches rechtlich bindend und muss von den Mitarbeitern zur Kenntnis genommen werden. Das Mitarbeiter-Handbuch (MHB) ist somit, zusätzlich zum Arbeitsvertrag – in dem darauf hinzuweisen ist, dass Mitarbeiter entsprechend dem Handbuch zu handeln haben –, ein Schutz für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Die Erstellung und Nutzung eines Mitarbeiter-Handbuchs wird vor allem ausländischen Unternehmen empfohlen, da diese kulturspezifisch abweichende Vorstellungen und Sichtweisen zum Arbeitsverhalten haben als Unternehmen, die aus China kommen.

Mitarbeiter-Handbuch als innerbetriebliches Kommunikationsmittel

Das Handbuch ergänzt und erklärt die verbindlichen Bedingungen. Es stellt somit eine Art „Allgemeine Geschäftsbedingungen“ für die Mitarbeiter dar. Das Regelwerk sollte optional zweisprachig sein, zum Beispiel chinesisch und englisch, sodass es sowohl von lokalen als auch ausländischen Mitarbeitern und Managern klar verstanden wird. Wichtig ist dabei nicht nur das Verständnis der Sachverhalte, sondern auch die Akzeptanz und Wahrnehmung dafür, auf welchem Hintergrund das Handbuch entstanden ist. So dient es auch dazu, dass die Mitarbeiter sich – zum Beispiel durch den enthaltenen Verhaltenskodex und die Unternehmensleitlinien – stärker mit dem Unternehmen identifizieren können. Dies soll durch eine Unterschrift aller Mitarbeiter sichergestellt werden. Auch Änderungen im Handbuch sollten in jedem Fall von den Mitarbeitern verstanden und unterzeichnet werden.

Transparenz und Konflikt-Prävention durch Mitarbeiter-Handbuch

Damit alle Regelungen des MHBs rechtskräftig sein und so die Unternehmen schützen können, müssen die enthaltenen Regelungen und Vorschriften begründet sein; der Umfang des Handbuchs muss überschaubar bleiben. Das ist vor allem dann von hoher Bedeutung, wenn es zu gerichtlichen Auseinandersetzungen bezüglich eines Arbeitsverhältnisses kommt. Gewinnt das Gericht den Eindruck, ein Unternehmen wolle sich mit einem sehr umfangreichen Handbuch „gegen alles“ schützen, wird es im Prozess erhebliche Schwierigkeiten haben. Die Personalabteilung sollte dies beachten. Darüber hinaus sollten im Handbuch sehr konkret leichte und grobe Verstöße definiert und entsprechende Konsequenzen wie Abmahnung oder Kündigung festgelegt werden. Das schafft Transparenz und erspart beiden Seiten unangenehme Überraschungen. Die Mitarbeiter wissen im Vorfeld, welche Rahmenbedingungen sie zu beachten haben und können sich daran orientieren. Zudem können sie die Auswirkungen eines eventuellen Fehlverhaltens abschätzen. Für die Unternehmen wirken sich klare Rahmenbedingungen im Sinne einer Konflikt-Prävention aus. Im Falle einer Streitigkeit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer können beide Seiten auf die zur Kenntnis genommene Regelung hinweisen und haben damit eine eindeutige, juristisch relevante Gesprächsgrundlage.

Regeln, die alle Mitarbeiter-Handbücher enthalten sollten

Der Inhalt des Mitarbeiter-Handbuchs variiert naturgemäß von Branche zu Branche sehr stark; so haben Maschinenbauer ganz andere Ansprüche an ihre Mitarbeiter als Lebensmittelproduzenten oder Dienstleistungsunternehmen. Unabhängig davon gibt es allerdings einige Faktoren, die generell berücksichtigt werden sollten. Dazu zählen neben den oben genannten Punkten auch:

  • Verhaltensnormen des Unternehmens
  • Interne Regeln, Richtlinien und Rechte
  • Relevante KPIs (Key Performance Indicators; Kennzahlen, die sich auf Erfolg und Leistung von Mitarbeitern beziehen)
  • Geheimhaltungsvorschriften
  • Regelungen bezüglich Vergütung, Sozialleistungen und Boni
  • Urlaubsansprüche
  • Verhaltens- und Benehmensstandards
  • Beschwerde- und Disziplinarverfahren
  • Informationen über Aus- und Fortbildungsmaßnahmen
  • Weitere unternehmensspezifische Regelungen wie Hygienevorschriften, Arbeitssicherheit etc.

Es lässt sich somit sagen, dass ein Arbeitsvertrag samt Mitarbeiter-Handbuch durch klar geregelte Bestimmungen – die von den Arbeitnehmern verstanden, akzeptiert und berücksichtigt werden – für ein reibungsloseres Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmern sorgen wird.