Published in China News on 14.11.2023

China News: Das Haager Apostille-Übereinkommen tritt am 7. November 2023 in Kraft und ersetzt das Legalisierungsverfahren.

China ist offiziell dem Apostille-Übereinkommen beigetreten. Am 7. November 2023 trat das Apostille-Übereinkommen in China in Kraft. Das traditionelle, oft kostspielige und langwierige Verfahren, bei dem ausländische Dokumente notariell beglaubigt und anschließend in einer Botschaft oder einem Konsulat legalisiert werden müssen, wird durch eine Apostille ersetzt. Gemäß dem Übereinkommen können öffentliche Urkunden eines Mitgliedstaates von einer zuständigen Behörde des Herkunftsortes mit einer Apostille versehen und zur Verwendung in einem anderen Mitgliedstaat zugelassen werden. In China wäre eine solche Behörde das Ministerium für auswärtige Angelegenheiten und seine Pendants.

Was ist das Apostille-Übereinkommen?

Das Apostille-Übereinkommen oder das Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation ist ein internationaler Vertrag, der das Verfahren zur Beglaubigung öffentlicher Urkunden zur Verwendung im Ausland vereinfacht.
Das Übereinkommen wurde 1961 von der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht (Haager Konferenz) angenommen und ist inzwischen von über 120 Ländern und Gebieten weltweit ratifiziert worden, darunter auch Hongkong und Macao. Gemäß dem Übereinkommen kann eine öffentliche Urkunde, die in einem Mitgliedsland ausgestellt wurde, in jedem anderen Mitgliedsland für den rechtlichen Gebrauch beglaubigt werden, indem eine vom ausstellenden Land benannte zuständige Behörde eine "Apostille" ausstellt.

Die Apostille ist eine Form der Beglaubigung, mit der die Echtheit der Unterschrift, die Funktion der unterzeichnenden Person und gegebenenfalls das Siegel oder der Stempel, mit dem das Dokument versehen ist, bestätigt werden. Dadurch entfällt die Notwendigkeit einer weiteren Beglaubigung oder Legalisierung durch Konsulats- oder Botschaftsbeamte, was das Verfahren vereinfacht und denjenigen, die ausländische öffentliche Dokumente für rechtliche Zwecke verwenden müssen, Zeit und Kosten spart.

Derzeit müssen ausländische Dokumente in China für Verwaltungszwecke - von der Beantragung eines Visums bis hin zur Gründung eines Unternehmens - zunächst notariell beglaubigt und von lokalen Stellen beglaubigt werden, bevor sie von der chinesischen Botschaft oder dem Konsulat des Landes, in dem sie ausgestellt wurden, weiter beglaubigt werden können. Dies ist sowohl teuer als auch zeitaufwändig für den Antragsteller.

Welche Auswirkungen hat der Beitritt Chinas auf den Außenhandel und die Wirtschaft?

Laut eines Sprechers des Außenministeriums wird der Beitritt Chinas zu dem Übereinkommen "zwei wesentliche Vorteile mit sich bringen": eine Verringerung des Zeitaufwands und der wirtschaftlichen Kosten für den grenzüberschreitenden Dokumentenverkehr sowie eine Optimierung des Geschäftsumfelds.

Sowohl für ausländische als auch für chinesische Bürger bedeutet dies eine einfachere und schnellere Beantragung verschiedener Dokumente, wie beispielsweise Führungszeugnisse, Gesundheitszeugnisse, Führerscheine, Abschlusszeugnisse und Geburtsurkunden, die für verschiedene Verwaltungsaufgaben benötigt werden.

Hinsichtlich der Optimierung des Geschäftsumfelds wird die Änderung insbesondere Unternehmen zugutekommen, die häufig grenzüberschreitend tätig sind, sei es inländische Unternehmen, die ausländische Mitarbeiter beschäftigen, Import-Export-Unternehmen oder multinationale Unternehmen mit grenzüberschreitenden Aktivitäten.

Für Personalabteilungen bedeutet dies straffere und schnellere Verfahren bei der Beantragung von Visa und Arbeitsgenehmigungen für ausländische Mitarbeiter.

Auch die Beantragung einer Geschäftslizenz oder Unternehmensregistrierung in China wird für ausländische Unternehmen einfacher, da die erforderlichen Dokumente wie Gründungsurkunden, Kontoauszüge und Statusbescheinigungen nur noch apostilliert werden müssen.

Schätzungsweise 70 Prozent der für den Import und Export mit China erforderlichen Handelsdokumente werden dem Apostille-Übereinkommen unterliegen und daher keine konsularische Beglaubigung mehr erfordern.

Für welche Dokumente gilt das Apostille-Übereinkommen?

Das Apostille-Übereinkommen gilt nicht für alle Arten von Urkunden, sondern nur für öffentliche Urkunden, wie sie in den Gesetzen des ausstellenden Landes festgelegt sind. Nach Angaben der Haager Konferenz wird das Übereinkommen in der Regel angewandt auf:

• Dokumente administrativer Art, einschließlich Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden;
• Dokumente, die von einer Behörde oder einem Beamten stammen, der mit einem Gericht oder einer Kommission verbunden ist;
• Auszüge aus Handelsregistern und anderen Registern;
• Patente;
• Notarielle Urkunden und notarielle Beglaubigungen von Unterschriften; und
• Schul-, Universitäts- und andere akademische Zeugnisse, die von öffentlichen Einrichtungen ausgestellt wurden.

Darüber hinaus erklärt die Haager Konferenz, dass das Übereinkommen generell nicht für diplomatische oder konsularische Dokumente sowie für bestimmte Verwaltungsdokumente im Zusammenhang mit Handels- oder Zollvorgängen gilt. Dies bedeutet, dass bestimmte Zolldokumente für China möglicherweise noch zusätzliche Beglaubigungsverfahren erfordern.

Die anderen Vertragsstaaten des Apostille-Übereinkommens haben nun eine sechsmonatige Frist, um Einspruch gegen den Beitritt Chinas zu erheben. Wenn ein Vertragsstaat Einspruch gegen den Beitritt Chinas erhebt, bedeutet dies jedoch nur, dass das Übereinkommen zwischen China und diesem Staat nicht gilt, nicht aber, dass China nicht beitreten kann.

Aus diesem Grund ist es immer noch möglich, dass das Apostille-Verfahren in China nicht für Dokumente aus bestimmten Ländern verwendet werden kann, auch wenn diese dem Apostille-Übereinkommen beigetreten sind, und umgekehrt.

Alles in allem wird dies ein geschäftsfreundlicheres Umfeld für Geschäfte in China und mit chinesischen Geschäftspartnern schaffen.

Offizielle Mitteilung auf der Webseite des Ministeriums für auswärtige Angelegenheiten (chinesisch)