Veröffentlicht in China News am 26.11.2020

Stempel - eine Wissenschaft für sich

In China benötigt eine Firma, abhängig von der Branche, in der sie tätig ist, verschiedene Stempel (印章 yìnzhāng) um rechtserheblich handeln zu können. Traditionelle Stempel sind aus Stein, aber auch Holz, Bambus, Knochen oder Keramik wird dafür genutzt. Genutzt werden Stempel seit ca. 2000 Jahre und haben damit eine lange Tradition.

So müssen Geschäftsdokumente innerhalb Chinas durch spezielle, von der Regierung ausgegebene Stempel signiert werden. Die verschiedenen Stempel ersetzten die im Westen übliche Unterschrift und stellen egal von welchem Mitarbeiter benutzt ein rechtlich verbindliches Handeln durch die Firma dar.

Es gibt u.a. folgende Stempel:

Firmenstempel ( 公章 )
Der Firmenstempel ist der wichtigste Stempel für jedes Unternehmen in China. Der Entwurf des Stempels muss vom Büro für öffentliche Sicherheit (PSB) genehmigt werden, wird von den chinesischen Behörden ausgegeben und muss bei der zuständigen chinesischen Industriekammer und der Bank des Unternehmens registriert werden.

Er muss den vollständigen eingetragenen Firmennamens in chinesischen Buchstaben und die Firmen Nummer enthalten.

Dieser Stempel wird vor allen Dingen für wichtige Geschäfte wie die Eröffnung eines Bankkontos oder einer Änderung im Handelsregister benutzt. Jedoch kann er bis auf wenige Ausnahmen auch für alle internen und externen Angelegenheiten verwendet werden.

Es ist wichtig dieses Siegel nur von Geschäftsführern und vertrauensvollen Personen des Unternehmens verwahren zu lassen, denn sobald das Firmensiegel auf Verträgen benutzt wird, wirkt der Inhalt des Vertrags unmittelbar für und gegen das betreffende Unternehmen.

Finanzstempel
Auch der Stempel für finanzielle Angelegenheiten ist ein für alle Unternehmen verpflichtender Stempel und wird ebenfalls von der zuständigen Finanzbehörde ausgegeben. Dieser Stempel wird für die Ausstellung von Schecks sowie die Durchführung von beleghaften Überweisungen verwendet. Es ist ratsam den Firmen- und Finanzstempel getrennt voneinander aufzubewahren, um Missbrauch zu verhindern.

Zollstempel
Firmen, die im grenzüberschreitenden Handel tätig sind, sind verpflichtet einen Zollstempel zu besitzen und diesen bei der Zollbehörde zu registrieren. Er wird verwendet, um entsprechende Zollunterlagen bei der Ein- oder Ausfuhr zu autorisieren. Ohne diesen Stempel ist ein Unternehmen nicht in der Lage Importe oder Exporte abzuwickeln.

Vertragsstempel
Eine große Anzahl von Unternehmen verwendet ein separates Siegel für die Unterzeichnung von Verträgen zwischen dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern oder zwischen dem Unternehmen und einem Dritten, zum Beispiel einem Kunden.

Da dieser Stempel der verantwortlichen Person weniger Autorität einräumt als das Firmenstempel ist er nützlich, um die Befugnisse einzelner Mitarbeiter einzuschränken. Zudem ist er günstig in der Anschaffung, da er nicht aufwendig überprüft und zugelassen werden muss.

Rechnungsstempel (Fapiao-Stempel)
Dieser Stempel wird verwendet, um die im chinesischen Steuersystem hinterlegten Fapiao-Belege für offizielle Rechnungen oder Steuerbelege zu autorisieren. Ohne den Stempel sind Fapiao-Belege nicht gültig und die Geschäftsausgaben, die bewiesen werden sollen, könne nicht von der Steuer abgesetzt werden.

Abteilungsstempel
Weniger verbreitet als die oben genannten Siegel, ist der Abteilungsstempel trotzdem ein nützliches Instrument für die Verwaltung von größeren Unternehmen. Für jede Abteilung des Unternehmens kann ein Siegel geschnitzt werden, das für die Verwaltung interner Verfahren verwendet werden kann. So gibt es zum Beispiel Personalstempel, die Mitarbeitern erlauben bestimmte Aufgaben zu erfüllen und spezielle Rechte zusprechen. Diese Stempel haben keinen rechtlichen Wert außerhalb des Unternehmens und sind somit lediglich ein wirksames Instrument für das interne Risikomanagement.

Digitale Stempel
Nach der Verabschiedung des Gesetzes über die elektronische Signatur im Jahr 2015, genießen elektronische Signaturen und Stempel den gleichen rechtlichen Status wie physische. So ist es möglich Verträge auch online abzuschließen, die Fälschungssicherheit digitaler Siegel ist zudem höher als die physischer. Bei der richtigen Anwendung der in China verwendeten Software ist es nicht möglich nachträgliche Änderungen am Dokument durchzuführen ohne das Siegel zu zerstören.

Für höchstpersönliche Geschäfte wie die Unterzeichnung von Dokumenten im Zusammenhang mit Heirat, Adoption, Erbschaft, etc. ist die Verwendung von digitalen Stempeln nicht zugelassen.

Zusammenfassung
Dadurch, dass Stempel in China die gleiche Bedeutung haben wie Unterschriften in Europa und dem Rest der Welt, ist es wichtig diese richtig zu schützen und die Verwendung zu überwachen.
Der erste Schritt ist es nur vertrauenswürdige und Personen, die die Stempel tatsächlich brauchen in den Besitz von diesen gelangen zu lassen.

Des Weiteren ist die Verwendung einer Vielzahl von Stempeln für verschiedene Personen sinnvoll, um zu verhindern, dass einzelne Personen zu viel Macht haben.

Vor allen Dingen der Firmen- und der Finanzstempel sollte sicher aufbewahrt werden um Diebstahl und Missbrauch vorzubeugen, welcher unabsehbare Folgen haben könnte.

Schließlich können kleinere Unternehmen bei der chinesischen Wirtschaft- und Handelskammer beantragen, dass nur die kombinierte Verwendung von Stempel und Unterschrift als rechtsbindend angesehen wird. Somit muss der Geschäftsführer zwar die meisten Dokumente gegenzeichnen, hat jedoch einen Überblick, wofür die Firmensiegel verwendet werden.

Beantragung eines Firmenstempels:
Chinas Staatsrat klärte in der Ankündigung (Guo Fa [2017] Nr. 7) das Antragsverfahren für einen Firmenstempel.
Um ein Firmensiegel zu erhalten, muss das Unternehmen der Gravur-Abteilung die unten aufgeführten Materialien zur Verfügung stellen:

1. Geschäftslizenz (Original und Kopie)
2. Fotokopie des Personalausweises des Rechtsvertreters
3. Ausweis des Betreibers (Original und Kopie)
4. Vollmacht (vom gesetzlichen Vertreter unterzeichnet) mit detaillierten Anweisungen zu Art und Menge der erforderlichen Siegel

Wenn sich der Name der juristischen Person ändert oder das Siegel beschädigt wird, sollte die Firma eine erneute Gravur beantragen. Zusätzlich zu den oben genannten Dokumenten muss das Unternehmen den örtlichen Behörden das alte offizielle Siegel vorlegen. Es wird dann an Ort und Stelle von der Gravur-Abteilung vernichtet.

Wenn das offizielle Siegel verloren geht oder gestohlen wird, sollte das Unternehmen so schnell wie möglich die örtliche Polizei benachrichtigen. Das Unternehmen sollte auch eine Bekanntmachung über den Verlust in einer dafür vorgesehenen Zeitung veröffentlichen und mindestens einen Tag warten, bevor es ein neues Siegel anbringt.